Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitung Einkauf
Du verstehst dich als impulsgebend, verfügst über eine Gastgebermentalität und begeisterst dich für die Aufgaben im Bereich Einkauf. Mit deinem Handeln, deinen Entscheidungen und deinem Kommunikationsstil prägst du nachhaltig die Gastgeberkultur der Messe Berlin und unterstützt die geschäftliche Entwicklung und strategische Ausrichtung des Konzerns.
Du verstehst dich als Sparringspartner:in, bist ein Teamplayer und hast Lust dich gemeinsam mit uns weiterzuentwickeln?
Dann komm zu uns ins Team!
Du widmest dich mit Engagement insbesondere folgenden Aufgaben:
- Du koordinierst und verantwortest eigenständig organisatorische und administrative Grundsatzaufgaben der Bereichsleitung (m/w/d) Einkauf und unterstützt diese bei der Steuerung bereichsübergreifender Themen.
- Du fungierst als zentrale Ansprechperson für administrative und organisatorische Fragestellungen innerhalb des Einkaufs und koordinierst die Zusammenarbeit mit internen Schnittstellenbereichen.
- Du erstellst eigenständig Reports, Statistiken, Analysen und Managementvorlagen zu einkaufsrelevanten Kennzahlen (KPIs), bereitest Entscheidungsvorlagen auf und unterstützt die Bereichsleitung (m/w/d) durch aussagekräftige Auswertungen und Ableitungen.
- Du betreust und monitorst das zentrale Vertragsmanagement des Einkaufs. Dabei überwachst du als Unterstützung für die Einkäufer:innen die Vertragslaufzeiten, Fristen und Wiedervorlagen, analysierst Datenqualitäten, identifizierst Optimierungsbedarfe und leitest eigenständig erforderliche Maßnahmen zur Sicherstellung der Prozesssicherheit ein.
- Du führst eigenverantwortlich Kontrollen im Rahmen des Internen Kontrollsystems (IKS) durch, dokumentierst die Ergebnisse, bewertest Abweichungen und veranlasst geeignete Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen in Abstimmung mit der Bereichsleitung Einkauf.
- Du unterstützt das Fuhrparkmanagement bei kaufmännischen und vertragsbezogenen Themen, bearbeitest eigenständig Geschäftsvorfälle und wirkst bei der Optimierung der zugehörigen administrativen Prozesse mit.
- Du koordinierst die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Meetings und Terminen mit internen und externen Stakeholdern. Hierzu gehören die eigenständige Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen, die Dokumentation von Ergebnissen sowie die Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen.
Fachlich:
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit Weiterbildung (z. B. Fachwirt:in, Betriebswirt:in (VWA), Wirtschaftsfachwirt:in) oder eine vergleichbare Qualifikation wie z. B. ein abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium bzw. bringst durch relevante Berufspraxis erworbene vergleichbare Kenntnisse mit.
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer kaufmännischen Assistenz-, Sachbearbeitungs- oder Koordinationsfunktion oder vergleichbar
- Erfahrung in der Erstellung, Analyse und Interpretation von Reports, Statistiken und Managementauswertungen
- Idealerweise Kenntnisse von Einkaufs-, Vertrags- oder Beschaffungsprozessen
- Sehr guter Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen, insbesondere Excel, Outlook, Word und PowerPoint
- Idealerweise SAP S4 Hana-Kenntnisse
Persönlich:
- Veränderungskompetenz
Du bist neugierig und trägst deinen Veränderungswillen aktiv nach außen. - Diversität und Inklusion
Du legst großen Wert auf Diversität und Inklusion und bist überzeugt, dass ein vielfältiges Arbeitsumfeld unsere Kreativität und Innovationskraft stärkt. - Kunden(nutzen)orientierung
Du verfügst über eine kundenorientierte Persönlichkeit und erfragst und priorisierst Kundenbedarfe. - Eigeninitiatives Handeln & aktive Übernahme von Eigenverantwortung
Du handelst verantwortungsbewusst und zielorientiert. - Lernbereitschaft & -fähigkeit
Kontinuierliche Weiterentwicklung und eine hohe Lernbereitschaft zeichnen dich aus. - Nachhaltigkeits-Mindset
Du gehst sorgsam mit Ressourcen und Energie um und unterstützt uns somit unsere ökologischen und sozialen Ziele zu erreichen. - Reflexionsfähigkeit
Du bist in der Lage dich selbst einzuschätzen und stehst Feedback gegenüber offen. - Selbst- & Zeitmanagement
Du kannst Aufgaben in Arbeitsschritte herunterbrechen und in Arbeitspaketen zusammenführen um sie zeit-/ und ergebnisgerecht zu liefern. - Kommunikationsfähigkeit
Du kannst effektiv mit anderen kommunizieren und Beziehungen aufbauen. - Umsetzungsstärke
Du gehst methodisch & strukturiert vor und berücksichtigst dabei komplexe Zusammenhänge und triffst auf dieser Basis Entscheidungen. - Organisationskompetenz & Planung
Du gehst strukturiert und planvoll vor.
Wir laden dich ein, dich mit uns zu engagieren und dich in das spannende Geschehen eines äußerst lebendigen und abwechslungsreichen, internationalen Geschäftsfeldes einzubringen. Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Da wir uns Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt haben, begrüßen wir besonders Bewerbungen von Frauen. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.
Gemeinsam WOW-Momente schaffen
Die Welt zu Gast. Du mittendrin. Bei der Messe Berlin arbeiten Menschen zusammen, die mit Leidenschaft besondere Erlebnisse möglich machen – für unsere Gäste, unsere Kunden, unsere Aussteller. Gemeinsam im #TeamMesseBerlin.
Messe ist Live-Erlebnis pur: volle Hallen, internationale Begegnungen, echte Gänsehautmomente und das gute Gefühl, gemeinsam etwas auf die Beine zu stellen, das Menschen begeistert. Ob hinter den Kulissen, mitten im Geschehen oder auf der großen Bühne internationaler Events – bei der Messe Berlin tragen alle dazu bei, dass aus Ideen unvergessliche Momente werden.
Und du? Im #TeamMesseBerlin kannst du dazu beitragen, besondere Erlebnisse zu schaffen. Mit deinen Talenten, deiner Kreativität und deinem Engagement gestaltest du mit, was unsere Veranstaltungen erfolgreich macht. Du übernimmst Verantwortung, bringst Perspektiven ein und arbeitest gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen daran, Menschen zusammenzubringen und Besonderes möglich zu machen.
Let’s wow the world.
Deine Karriere. Deine Zukunft.
Bist du bereit für eine Karriere, die so lebendig und vielfältig ist wie Berlin selbst? Bei der Messe Berlin tauchst du in ein pulsierendes Arbeitsumfeld ein, das dich täglich mit neuen Herausforderungen und Chancen begeistert. Hier kannst du in Branchen wie Medizin, Tourismus und Technologie eintauchen und innovative Ideen vorantreiben.
Du genießt flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, was deine Work-Life-Balance optimiert. Außerdem bieten wir dir attraktive Zusatzleistungen wie vergünstigte Mahlzeiten und ein Jobticket. Mit fortlaufenden Weiterbildungen sorgen wir dafür, dass du beruflich immer einen Schritt voraus bist. Und nicht zuletzt wartet auf dich eine faire Vergütung sowie eine betriebliche Altersvorsorge.
Bist du bereit, jeden Tag etwas Neues zu erleben und Teil eines Teams zu werden, das die Zukunft der globalen Messeindustrie gestaltet? Dann ist die Messe Berlin genau der richtige Platz für dich!
DEINE ARBEITGEBERIN,
DEINE BENEFITS.
MOBILITÄT
Gemeinsam mobil mit einem Zuschuss zum BVG-Firmenticket.
FLEXIBILITÄT
Profitiere von Gleitzeit-Modellen und Home-Office-Optionen.
GESUNDHEIT
Wohlbefinden im Fokus durch Gesundheitsangebote und Unterstützungsdienste.
KANTINE
Genieße dein vergünstigtes Mittagessen in unserer Lunchbox.
EVENTS
Erlebe mit uns hauseigene Events hautnah und kostenfrei.
WORKATION
Arbeite bis zu 30 Tage in ausgewählten Ländern.
FITNESS
Bleib fit und aktiv mit vergünstigtem Sportclubzugang.
ENTWICKLUNG
Wachse mit uns durch gezielte Weiterbildungsangebote.
BETRIEBLICHE ALTERSVORSORGE
Bei uns bist du auch im Alter gut versorgt.
ATTRAKTIVES GEHALT
Attraktives Gehalt mit Bindung an den Tarifvertrag. Neben Sonderzahlungen erwarten dich weitere mögliche Zuschüsse.
MOBILES BÜRGERAMT
Erledige deine Angelegenheit bequem am Arbeitsplatz.
Die Messe Berlin zählt mit ihren Tochtergesellschaften und Beteiligungen aufgrund ihrer nationalen und internationalen Aktivitäten in den Bereichen Messen, Ausstellungen und Kongresse zu den weltweit führenden Unternehmen der Branche. Sie lebt vom Erfolg ihrer Veranstaltungen und dem Engagement ihrer Mitarbeitenden für die Zufriedenheit ihrer Kundschaft aus aller Welt.
Wir suchen Impulsgebende mit Gastgeber-Mentalität, die unsere Unternehmenswerte teilen. Dabei fördern wir ein Arbeitsumfeld der Chancengleichheit und des gegenseitigen Respekts. Unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen unserer Mitarbeitenden sind Garanten für Kreativität, Innovation und Erfolg unserer internationalen Arbeit. Wir glauben, dass Diversität ein treibender Erfolgsfaktor ist, und freuen uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig vom Geschlecht, ethnischer, sozialer und nationaler Herkunft, Religion, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung und Familienstand. Bei uns zählen deine Erfahrungen, deine Qualifikation und deine Motivation.
Wir laden dich ein, dich mit uns zu engagieren und dich in das spannende Geschehen eines äußerst lebendigen und abwechslungsreichen, internationalen Geschäftsfeldes einzubringen. Menschen mit Behinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Da wir uns Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen zum Ziel gesetzt haben, begrüßen wir besonders Bewerbungen von Frauen. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.